#36 – Performance management og synlig ledelse

”If you can’t measure it, you can’t improve it”

Lord Kelvin

Performance management

Er mange ting! Så lad mig starte med at fortælle hvad det er i denne kontekst. Det er synlig ledelse, KPI’er for vedligeholdet og OEE. For når vi nu har en standard for hvordan vi registrerer nedbrud og vi har en systematisk tilgang til problemløsningen så kan vi kigge bredere. Hvordan optimerer vi på pålideligheden?

Gør det synligt

Mennesker er sanselige. Måske ikke det mest fængende at skrive i en bog om vedligeholdsledelse. Dog er det sandt. Mennesker er først og fremmest visuelt, auditive og taktile væsner. Derfor er det vi har fokus på det vi kan se, høre og mærke. Derfor er det vigtigt at vi gør det synligt når noget er galt eller på vej til at gå galt. Denne forståelse flugter også med lean principperne. Princip nummer 7 hedder nemlig ordret: Brug visuel kontrol, så ingen problemer er skjulte.

Det mest kendte lean eksempel er 5S. Og folk der har været i kontakt med en lean implementering har, som regel, hørt om dette. Grunden til det er så stærkt et værktøj til at skabe gode vaner er, når det er implementeret korrekt, kan man nemt se når noget er galt. Alle kender eksemplet med værktøjstavlen der er malet med værktøjsskyggen bagved. Værktøjet har sin plads, alle vil kunne sætte det på plads og alle kan se at det er netop dette værktøj der mangler hvis skyggen er synlig.

Princippet kan bruges bredere i vedligeholdet. Først og fremmest ved at holde rent. I et rent rum er det nemt at se, hvis der er et problem på vej. Olie på gulvet (i spildbakken) viser at der en lækage. Afskallet maling viser at noget har været meget varmt. Gummirester eller fedt på væggen er endnu et eksempel. Her kan alle se at noget ikke er som det skal være og man kan inspicere problemet før det bliver til et nedbrud. Ydermere kan man sætte markeringer på standglas, manometre, termometre mm. Alle der kommer forbi en måling og det er vist med grønt hvordan det bør være, og det ikke er det, kan nemt se at her er noget galt.

Synlig ledelse

Det er også at vise hvad man gør og hvor langt man er. Det skal være synligt og man bør man have det et sted hvor alle kan se det. Eksempelvis dette strategioplæg. Har man ”Rubiksterningen” hængende synligt med de 9 felter, og markeret hvor langt man er i processen, ville det værste der kunne ske være, at man fik spørgsmål til hvad nu det var for noget. Selvfølgelig ville det ikke være rart hvis man nu ikke var på målet og man havde måtte farve et felt rødt. På den anden side kan alle nu se hvad man kæmper med og med lidt held kan det være en mulighed for at få assistance.

Synlig ledelse er derfor også synlige mål. Dette gøres nemmest med tavler. Vi har været inde på synlige tavler i afsnittet omkring CI – løbende forbedringer. Tavler har flere fordele. De kan indeholde en del information, de kan struktureres og de er et naturligt medie at samles omkring.  

Tavler og tavlemøder er genstand for megen kritisk og ”vrænges på næsen” af. Jeg vil dog påstå at grunden til dette er den samme, som med mange andre ledelsesværktøjer, at det ikke er implementeret fuldstændigt. Først og fremmest så er det vigtigt at man ikke starter med tavlemøder én dag og så tror man er ’World class’ dagen efter. Det skal øves og man skal blive bedre over tid. Der findes således også værktøjer til at vurdere modenheden af tavlemøder.

Et tavlemøde er et møde hvor der informeres om udfordringer fra det forudgående døgn, uge, måned. Et tavlemøde er kort og det foregår stående. Det er, som sagt, information og udfordringer debatteres ikke under mødet, men under forberedelsen hertil. Alle deltagere er inkluderet og bedrager med relevant viden. OG tavlen er altid opdateret inden mødet går i gang.

Tavlen indeholder de relevante KPI (Key Performance Indicators), kendte udfordringer fra seneste døgn, uge… og EHS-hændelser.

De KPI’er man kan bruge er meget individuelle. Jeg kan dog forslå et par som jeg mener altid er relevante. Første og fremmest så er timeliness på forebyggende opgaver vigtig. Altså er de jobs vi har sat op for forebyggende vedligehold udført til tiden. Sekundært, har der været nedbrud på udstyr vi betragter som kritisk. Altså har der været akutte jobs.

Ud over KPI-tavlen så har vi CI-tavlen til de løbende forbedringer.

Har man mulighed for det så bør man overveje at få en visuel præsentation af aktuelle arbejdsopgaver. Det kan være printede lister, eller en skærm med opkobling enten direkte til CMMS eller indirekte til en webapplikation. Sidstnævnte kan synliggøre hvilke opgaver der er overskredne (røde), hvilke opgaver der er ved at overskride (gul) og hvilke opgaver der er åbne for at kunne arbejde på dem (grøn). Dette simple værktøj giver hurtigt overblik og er altid synligt for de relevante medarbejdere.  

Et effektivt værktøj til synlig ledelse er OEE. I næste uge fortæller jeg lidt om hvad jeg synes er fantastisk ved OEE og hvad udfordringerne er. Følg med her eller hent bogen nu!