#30 – CMMS Vedligeholdssystemet

Rygraden eller kernen i vedligeholdsafdelingen. Kært barn har mange navne. Et omdrejningspunkt er det i hvert fald. For har man styr på det her, så vil jeg våge at påstå at man har godt styr på sin afdeling.  

Hvad er det?

CMMS betyder ’det computerbaserede vedligeholdsledelsessystem’. Nogen systemer kalder sig også et EAM, som står for Enterprise Asset Management. Disse to typer systemer er omtrent det samme. Der vil nok være nogle sælgere af systemerne, der vil opponere imod det, men de funktioner som er vigtige for os i dette niveau af strategien, så er det samme funktionalitet. 

Hvad er det så vi ønsker at gøre med vores CMMS? Vi ønsker først og fremmest at have et overblik over vores arbejdsopgaver. Det er også den funktion, der bliver brugt mest i CMMS. Vi ønsker også at have styr på anlæg og vores leverandører, både de eksterne og de interne arbejdsleverandører. Så ønsker vi at have styr på vores reservedelslager. Både som en lagerstyringsfunktion, men også som et hurtigt opslagsværk når vi står og skal bruge delen.

CMMS er konstrueret til netop disse funktioner. Men… det forudsætter at man har styr på data.    

Master data

Et CMMS er i sin kerne en database og det er data, der skaber værdien. Systemet er med til at skabe overblik og struktur over de data, der ligger i databasen, men det kræver alligevel noget disciplin at få den værdi ud af data som ønsket. Derfor er i særdeleshed dine masterdata vigtige at have styr på. Men… Hvilke masterdata er der at holde styr på:

• Anlægshierarkiet

At have en entydig registrering af dine anlæg fra fabriksniveau, ned til de enkelte komponenter er alfa og omega for at du har et overblik over dine anlæg. Det er vigtigt at kunne identificere dem entydigt, så man altid er klar over hvilket anlæg man taler om og derved ikke laver fejl. Dernæst er syntaxen man registrerer data på vigtig. Dette giver både mulighed for at søge data i databasen efterfølgende og også gør det visuelt ordentligt, så man får et overblik. Da anlægsdata og hierarkiet er bygget op over mange år så bør man starte med at lave sig en procedure der fortæller hvordan dette bør se ud. Det kan nemlig være meget omstændigt at rette op på dette senere i processen.

• Leverandører

Reservedelsleverandører – Det er naturligvis vigtigt at have korrekte oplysninger på sine leverandører af dele. Først og fremmest så man kan kontakte dem hurtigt hvis man har brug for en del, men også i forbindelse med omkostninger og leverandørstyring. Derudover kan der her været en kobling til virksomhedens samlede ERP-system og det er vigtigt at disse data kan overføres gnidningsfrit mellem de to systemer.

Arbejdsleverandører – eksterne – Det er med leverandører af service som med fysiske dele vigtigt at man har styr på data omkring sin samarbejdspartnere. Hvis der er tale om særlige kompetencer og funktioner kan det være vigtigt at have styr på dette her også.

Arbejdsleverandører – interne – Dine egne medarbejdere skal også registreres, da det ofte er dem man dedikere jobbet til i sit planlægningsmodul. Her er det igen vigtigt at man har styr på kompetencer og træning. Nogle systemer kan også styrer en kompetence matrix men det vil ikke være masterdata. 

• Reservedele

Reservedele er de dele der ligger på lageret, altså det er ikke de dele der sidder på maskinen. Det er vigtigt at huske. For den samme reservedel kan godt bruges flere steder men som komponent kan findes den kun netop der. Det skyldes at man ønsker at måle på komponentens levetid når den sidder på maskinen, men man ønsker at måle på rotation af lager eller forbrug af del pr. år når den ligger som del.

Navnet og beskrivelse på en reservedel er vigtigt og skal være entydig. Der skal først og fremmest være en nøgle, som identificere delen således den ikke kan forveksles med andre dele. Derudover så er det meget vigtigt at beskrivelsen af delen er med den samme syntax for alle dele. Det skal gøres, for nemt at kunne søge særlige dele ud i systemet, også fordi ens reservedelslister gør det meget nemmere at overskue. Det er derfor en god idé at have en procedure/arbejdsinstruktion der beskriver dette og få trænede der rent faktisk udfører denne opgave.

Rent praktisk bør man sikre sig at ’syntaxen’ er den samme og man staver korrekt og ensartet. Et eksempel på hvor svært dette kan være: ”O-ring Silikone 2mm Ø50”. I dette simple eksempel kan man nemt se flere faldgruber for at skrive det forkert og derved give mulighed for en ”dobbeltgænger” i systemet. Eksempelvis: hvor mange måder kan man skrive O-ring på? (oring, o ring…)

Leverandøren har også deres egen navngivning og det er meget relevant at have med i de masterdata vi holder på delen, især når vi skal genbestille. Det er dog ikke en god idé at bruge det som identifikation på delen.

Fordele og effekt

Med alt dette arbejde skal det give noget værdi at bruge tid på at vedligeholde data. Så hvad får man ud af at holde orden på sine masterdata.

Hurtigere opslag – Når man skal bruge information, skal de være let tilgængelige og korrekte. Derfor er et godt implementeret vedligeholdssystem et godt sted at søge sin information. Men… Kan man ikke stole på det, går man et andet sted hen og finder informationen.

’Ro i sindet’ – Måske det vigtigste argument for at have et godt vedligeholdssystem er at man ved at der er styr på det når man har sat det rigtigt op. Vi glemmer ikke en opgave, for den kommer når vi skal bruge den. Og vi kan dokumentere vi har lavet opgaven, når vi bliver spurgt.

Overblik – Dette argument hænger lidt sammen med de to forrige. Igen så giver et anlægshierarki et godt overblik over dine produktionsaktiver og forsyninger. For ser man isoleret set på en maskine, så kan de fleste godt overskue planen og vedligeholdet, men man har en hel fabrik med hvad dertil hører, er der ikke noget at sige til hvis man ikke har styr på det hele (hele tiden). Og… Er det smart at have det hele i hovedet hele tiden?

Analyser og udvikling – Der hvor vi virkelig kan skabe værdi, er ved at forudse og analysere behovet for vedligehold og reservedele. Men, er data ikke opdateret og korrekte, så kan man ende med at få forkerte konklusioner på ellers en korrekt udført analyse. Handler man ud fra en forkert konklusion risikerer man at suboptimere sit vedligehold eller værre endnu introducere risiko for medarbejdere, miljø eller leveringssikkerheden.

Dette er bare et par af de åbenlyse effekter ved at have et godt vedligeholdssystem. Vi er ikke engang kommet til reservedele, lagerstyring og de økonomiske fordele.  

Træning og roller

En vigtig ting i forhold til et godt vedligeholdssystem er at de folk der bruger systemet, bruger det korrekt, og ikke ændrer på data. Så derfor er træning vigtigt. Derudover så gør det også medarbejderen mere tryg i at bruge programmet, og derved er der også en større chance for at medarbejderen vil bruge systemet.

Når det er sagt, så skal den pågældende medarbejder heller ikke have adgang til at ændre mere end højst nødvendigt. Derfor bør man have roller, der giver særlige privilegier i forhold til programmet. F.eks. bør der ikke være mulighed for at ændre på vedligeholdsopgaver (særligt intervaller) hvis man ikke sidder med vedligeholdsanalyser til dagligt. For selvom du har de bedste medarbejdere, så vil der kunne ske fejl, hvis det er muligt.

Det kan også være en risiko at give vedligeholdskoordinatoren, som kan rette vedligeholdsopgaverne, rettighed til at ændre på masterdata. Dette bør kun ændres af en administrator.

Sidst men ikke mindst så bør man heller ikke kunne rette på reservedelsdata, medmindre man har særlig indsigt i lageret.

Notifikationer

Det er også meget normalt at produktionsmedarbejdere har adgang til systemet således at de kan registrere arbejdsordre. Da det koster at have licenser til et CMMS, så har du måske hørt om nogen, hvor en licens er blevet delt. Således, at det er en fælles konto alle kan bruge. Problemet med dette er at man ikke kan se hvem der har lavet registreringen eller ændringen. Man har heller ikke et overblik over om dem der har lavet indtastningen er trænet i det. Derfor bør man i den ideelle verden ikke have medarbejdere, der ikke er trænet i systemet, med adgang til at ændre data. En løsning på dette kan være et eksternt notifikationssystem. Det kan også være en integreret løsning, der sikrer at man ikke har tilgang til systemet og kan ’manipulere’ data, men derimod godt kan melde ind. 

Så kort kan det siges således: Giv så få adgang som muligt. Dem der har adgang skal kun have adgang til det der er relevant for dem og det de er trænet i. Træningen skal være god, og dokumentationen på plads. 

Konklusion

Et CMMS bør behandles, som alle computersystemer bør behandles.

• Det vigtigste er en god implementering.
• Det er vigtigt at vide hvad man gerne vil vide.
• Det er vigtigt at sikre sig at data er korrekt og at der er en proces for at vedligeholde disse data.
• Det er vigtigt at de medarbejdere, der har adgang til systemet, er godt trænet og at de kun har adgang til det de er trænet i og har brug for.

Når man har et sådanne system, så har man et værdifuldt overblik og ro i maven i forhold til vedligehold af sin fabrik. Man har derudover også mulighed for at optimere på både vedligeholdet og fabrikken.

Så husk at et godt vedligeholdssystem ikke kommer ved at købe det, men ved at implementere det og drifte det.