En Standard Operating Procedure fortæller om ansvaret og opgaven. Cambridge dictionary definerer det således: “the official or usual way that people are expected to do particular things in a company, organization, etc.”
Til søs
Da jeg sejlede, brugte vi termen ”den stående ordre”. Det er nærmest identisk med management SOP ‘en. Man kunne med den stående ordre fortælle, som ansvarshavende, hvad man forventede. Det var lagt ud sort på hvidt, hvordan man skulle gøre ting. En management SOP for en vedligeholdsafdeling bør indeholde følgende emner.
Ansvar
En SOP er jo først og fremmest et dokument der tilskriver ansvar. Med det menes, hvad har virksomheden ansvar for og hvad er dit eget ansvar. Et eksempel på dette kunne være at virksomheden har til ansvar at levere tilstrækkeligt sikkerhedsudstyr og arbejdstøj, og man har som medarbejder et ansvar for at bruge det korrekte arbejdstøj og værnemiddel. Er man i tvivl om hvad der skal til og om man gør det korrekt, så er man forpligtet til at spørge først.
Arbejdsinstruktioner
En SOP i et reguleret setup, er som regel en del af et hierarki af dokumenter. Øverst er det politikker, der viser vejen. Dernæst SOP ‘en, der som sagt tilskriver ansvar og korrekt handlemåde. Dernæst kommer arbejdsinstruktioner, som så beskriver den korrekt udførsel af en særlig aktivitet. Det kunne være, for at føre eksemplet videre ovenfor, at man skulle kende til og trænes i at påføre sig værnemidler for arbejde med kemikalier. Derfor er det vigtigt at påpege i management SOP ‘en, at man kun må udføre en opgave, såfremt man er trænet i og godkendt til at udføre opgaven.
CMMS
I mange vedligeholdsafdelinger benytter man et CMMS (Computerized Maintenance Management System). Det gør man for at have et overblik over og kontrol med sit udstyr, leverandører og opgaver. Der bør i en hver Management SOP være klare instruktioner for hvad man ønsker registreret i CMMS og hvornår det skal være gjort. Et eksempel på dette kunne være: ”at man påkræver at alle udførte opgaver planlagte som uplanlagte skal registreres og lukkes umiddelbart efter udførsel.” Så er linjen lagt. Man har defineret at man ikke ønsker at medarbejderen skal registrere sit arbejde ved endt arbejdstid, eller når ugen er omme. Det forventes at være udført umiddelbart efter opgaven er afsluttet.
CMMS indeholder også vedligeholdsplanerne, og i den forbindelse bør der i management SOP ‘en fremgå hvad de tilladte tolerancer er for rettidig udførsel af en arbejdsopgave. Det kan være at der er forskellige før/efter tider for forskellige vedligeholdsintervaller, eller at man skal altid udføre opgaven inden ”due date” for opgaven eller noget tredje… For har man ikke skrevet hvad der forventes, så kan man heller ikke forvente at folk efterlever det.
Træning
Som nævnt i afsnittet omkring arbejdsinstruktioner så bør det også defineres hvad man skal trænes i, hvem der har ansvaret for at man er trænet og med hvilke intervaller. Der findes ofte særlige SOP’er for træning og træningslister for den enkelte medarbejder. I så fald er det en nødvendighed at man refererer hertil i Management SOP ‘en og forklare ansvaret.
Det er blot nogle af de elementer man bør have med i en Management SOP. Det er meget forskelligt hvad der er relevant at have med i en SOP. Sørg for at lave så få SOP’er som muligt, og lad dem være relevante. I øvrige kapitler, blandt andet kapitlet om arbejdsinstruktioner, kommer jeg ind på hvorfor standarder er så vigtige.
Hvis du ikke kan vente på blog indlægget om arbejdsinstruktioner udkommer kan du læse det i bogen her!
Stenderup Pedersen 