Det kan være svært at løse et problem. Man skal vide hvad problemet er og hvordan man kan løse det. I denne artikel vil jeg fortælle hvad jeg tænker der skal til for at vælge den rette strategi eller taktik om man vil for at løse et konkret ”problembarn” i fabrikken. Jeg vil gennemgå tre forskellige strategier og kort forklare metode, det gode og det der gør det svært. Jeg håber du kan bruge det!
I det daglige kender vi alle godt til vores udfordringer og problemer. Nogen udfordringer er et stort problem lige netop i dag og kan derfor tiltrække sig meget opmærksomhed, men er det vores største problem? Den ene del af årsagen til vi ikke for løst vores problemer er, at vi fokuserer på det forkerte. Den anden årsag er, at vi ikke løser det reelle problem. Så den vigtigste pointe i problemløsning er at du må virkelig forstå problemet for at kunne løse det.
Vi har alle gode intentioner om at gå i lag med vores store problemstillinger og strategiske udfordringer. Ofte så bliver vi overvældet af omfang og/eller kompleksiteten. Forestil dig en lagkage. Det er skønt. Forestil dig så at du skal konsumere den hele. Det er noget af en opgave. Nogle gange strategisk så griber vi opgaven an ved at prøve at skrælle lagene af. Et efter et. Konsekvensen bliver at vi ødelægger kagebunden og får en masse smulder. Derfor er mit forslag at man gør udfordringen mindre og overskuelig. Ved at skære et stykke af kagen. Et stykke er håndterbart og nemmere at konsumere. Det er giver også den fulde oplevelse ved at spise kage, da du får alle lag.
I ’virkeligheden’ kunne dette være i en vedligeholdsafdeling hvor man ønsker at blive bedre til at lave forebyggende vedligehold. Det kræver at,
- Man har et sted at lægge sine opgaver, og
- Det kræver nogle opgaver.
For nu at simplificere det. Så starter man fra nul med at implementere sit CMMS, så vil det i denne analogi svare til, at man skulle starte med at lave hele sit anlægshierarki for fabrikken og indtaste alle sine reservedele osv. Det virker helt uoverskueligt. Men tager vi i stedet for én vigtig maskine/linje og finder ud af behovet for vedligehold på denne maskine, laver anlægshierarki og kategorisere reservedele til denne linje, så kan vi nemmere overse opgaven. Yderlige fordele med denne metode er så også at vi begrænser tidsforbruget og derfor risikoen for at der kommer noget uforudset i vejen og forhindre vores fokus på denne opgave. Ved at arbejde på denne måde ”i små sprints” kan vi også tage læring fra gang til gang. Men hvor skal vi starte?
Kend og definer din problemstilling
Den vigtigste pointe omkring problemløsning er, som sagt, at du må virkelig forstå problemet før du kan forsøge at løse det. De største årsager til løsninger der ikke giver den tiltænkte værdi eller forbliver uløst er, at problemløsere har tendens til at: Ikke også ser det fra ”kundens” perspektiv, forstår alt for lidt om den nuværende situation og det reelle problem og, ikke mindst, hopper alt for hurtig til en løsning.
Det klassiske citat her er fra Albert Einstein (formodeligt), og lyder således:
Interviewer:” Albert Einstein, what would you do if you had 1 hour to save the World from disaster?”
Albert:” I would use 55 minutes to understand the problem and 5 minutes to solve it!”
Baljen med sten
Billedet på baljen er et forsøg på at visualisere vores maskine, linje eller fabrik. Forestil dig en spand eller balje. Den er godt fyldt med sten. Oveni stenene er der fyldt helt til kanten med vand. I dette billede repræsenterer vandet potentialet for vores udstyr og stenene vores tab. Vores formål i problemløsningens tegn er jo at eliminere tab. Så opgaven må være at fjerne disse sten. Man kan jo bare grave ned i baljen og tage en sten. Men hver gang man gør det vil man spilde noget vand. Og vandet er lig med potentialet. Så vi skal arbejde på det ”rigtige” problem eller tab når vi gør et ’indgreb’. Så vi får mest for vores indsats.
Derfor skal vi analysere, ved at kigge ned i baljen, og se efter den største sten. Vi vil spilde noget vand ved at gribe efter den største sten, men resultatet er at vi får vandstanden til at falde. Når vandstanden er lavere, har vi lidt ”pjaskerum” til at lave vores næste indgreb uden at spilde vandet. Når vi så har ”pjasket” nok med mindre vand i baljen kan vi begynde gennem løbende forbedringer at fylde mere vand i baljen.
Vi vil ikke altid kunne se ovenfra hvilke sten der er de største. De kan ligge længere nede under mere synlige sten eller have en spids side til at pege opad. Derfor er det en god idé at bruge noget tid på at gøre som Albert Einstein, og analysere grundigt først. I billedet med vores balje med sten, kunne det være at overføre det hele til en gennemsigtig balje, eller en bred balje hvor man ville kunne se alle stenene. Kodeordet er transparens. I en dagligdags kontekst vil det være at bruge et OEE-system eller anden analyse. Det er vigtigt at vi arbejder på det rigtige.
Pålidelighed er ikke ejet af vedligehold
Det er også vigtigt at påpege at selvom denne artikel ser problemer fra et vedligeholdscentreret perspektiv, så er problemer langt fra altid opstået af manglende vedligehold eller kan løses med mere vedligehold. Det er særdeles godt beskrevet i artiklen ”Maintenance is not really the problem”, der fortæller at ”kun” 19% af pålidelighedstab kommer fra manglende eller ikke korrekt udført vedligehold. Så når man kigger efter årsager til tab i produktionen, så skal man tage alle faktorer med. Det kan eksempelvis være: fejlbetjening af udstyr, overbelastning af udstyr, uhensigtsmæssig planlægning, design, råvareindkøb og ledelse.
Når vi så har på plads hvad vores reelle problem er så kan vi sætte ind på at prøve at løse det.
Se eksempler på problemer løst lige her
Her er de tre strategier
Herunder er der tre måder man kan tilgå, finde og løse et problem på. To kendte TPM/Lean tilgange og en som jeg har udviklet på og bruger og som har sit udgangspunkt i RCM-tankegangen. Der er ikke en tilgang der er bedre end en anden, men der er metoder der er mere velegnet til den konkrete problemstilling.
Der findes en rigtig mange tilgange til problemløsning og her er bare nævnt tre. Personligt vil jeg mene at gør man sig umage om at forstå sit problem, og bruger det meste af sin indsats her, og har man en struktur for at tilgå opgaven, så man kommer hele vejen omkring. Så er man rigtig langt uanset hvilken metode man synes bedst om.
1. A3-modellen
En del af lean og TPS (Toyota Production System). Det er et samlende værktøj, der ligeså meget er struktur for hele arbejdet omkring problemløsning og derfor også favner en del af de vigtige pointer ovenfor. Læs om A3-modellen i dette opslag.
2. TPM/AM
Denne tilgang kommer fra TPM – Total Productive Maintenance og er først og fremmest en metode der kan bruges når man ønsker at komme i gang med Operatørstyret vedligehold. Den er dog samtidig rigtig god til at samle medarbejderne omkring maskinen og skabe ejerskab. Den kan ikke bruges til alle problemstillinger men kan være den rigtig tilgang til dit problem. Læs mere om metoden i opslaget her.
3. SP-metoden
Denne metode udspringer af tankerne i RCM (Reliability Centered Maintenance) men har på ingen måde samme pålidelighedsfokus som denne. Dog har den til hensigt at få overblik over udstyret og mulige fejltilstande gennem en workshop og derudfra lave en vedligeholdsplan og handlingsplan for forbedringstiltag. Mere om metoden beskrives her.
Udfordringer med at lykkes
Der er en fælles hage ved at gå i gang med at arbejde struktureret med problemløsning. Uanset hvilken tilgang man har. Det er at det skal læres og trænes. Og ofte når man går i gang ønsker man at få ’value for money’ og få løst et stort problem. Det der ofte sker, er at man får ”taget munden for fuld” og kløjes i projektet.
Derfor kan det være en fordel at enten starte småt og øve sig eller at få hjælp til at facilitere en workshop. Med en erfaren facilitator får man udover muligheden for at skabe stor værdi ved at løse et større/vigtigere projekt. Og så giver de ekstra resurser også overskuddet til at lære metoden og observere tips og tricks. Dette kan være en god måde at starte og udvikle sine færdigheder på.
Den facilitator kan jeg være. Hvis du vil høre mere om det kan du nemt kontakte mig her.
Stenderup Pedersen 