Denne rapport er måske ikke, som John Shook foreslog det i hans egen artikel i MITSloan Management Review i sommeren 2009, den helt store hemmelighed som værktøj. Men hvad der måske stadig er lidt en hemmelighed omkring dette problemløsningsværktøj er dennes evne til at skabe en forbedringskultur. Værktøjet er, som navnet antyder, et A3-papirark og er inddelt i 6-9 felter eller rubrikker. Værktøjet bruges med lidt forskellige benævnelser i de forskellige rubrikker, men det der er vigtigt, er ligesom nævnt ovenfor at man får belyst problemet til bunds og kigger på ’Root causes’ før man begynder at løse problemet. Så en måde dit A3-ark kunne se ud på er med følgende rubrikker:
1. Baggrund
2. situationsbeskrivelse
3. Målsætning
4. Analyser
5. Handlinger
6. Plan
7. opfølgning
Se i øvrigt mere omkring strukturen, elementer og brugen i dette blogindlæg #34 – Systematisk problemløsning – Stenderup Pedersen.
Det som A3-rapporten gør rigtig godt, er at den er alsidig. Den kan bruges både til problemløsningsværktøj på udstyr og som et ledelsesværktøj til strategisk udvikling. Personligt mener jeg dog at der hvor A3 er særlig stærk er at det er den ’go-to’ struktur du bør gå til hver gang du står med en større problemstilling. Og som John Shook skriver i sin artikel: ”Det ultimative mål med A3-rapporten er ikke kun at løse det konkrete problem, men at gøre processen for problemløsning transparant og lærbar”. Altså ”struktur skaber kultur” og man er med til at dyrke den ’lærende organisation’ med denne struktur.
Der hvor jeg har erfaret at A3 kommer til kort er at kompetencerne og ikke mindst tiden til at (lære) bruge værktøjet halter. Derfor forsøger man at bruge det, men man bliver aldrig rigtig god til det og så kommer man ikke i mål med analysen, får ikke en gevinst og derved bliver det ikke en del af kulturen. En bagvedliggende årsag til dette kan være at man har lettere ved at ”springe til løsningen” og hvis det ikke er synligt hvad den sande omkostning er ved ikke at løse root cause, så er der ingen gevinst i at gøre dette. Så det falder tilbage på ledelsen. Med det mener jeg at man måske forholdsmæssigt nemt kan løse den overfladiske problemstilling og ’komme op og kører igen’. Et eksempel på dette kunne være at man har mange produktionsstop på en linje, man finder noget som er slidt, og som resultat udskifter man dette og sætter en vedligeholdsopgave ind for udskiftning. Men har man brugt noget tid på at spørge ’Hvorfor’ fejler denne del, og derved måske komme tættere på hovedårsagen. Måske ville denne del slet ikke slides så meget hvis vi tørrede den af efter en batch, da der er risiko for snavs og støv. Man kunne jo også gå videre og spørge hvorfor der er snavs og støv. Osv.
Men alt i alt er A3 et værktøj man skal have i sin værktøjskasse, men det kræver nogle kundskaber at mestre, så derfor skal det trænes.
Stenderup Pedersen 
Skriv en kommentar